Kundo

GDPR: Checklista per produkt

Uppdaterad

Den här guiden är enbart tillämplig för er som började använda Kundo före den 25 maj 2018. Blev ni kunder därefter har ni redan rätt inställningar i och med er uppstart!

Kundos produkter har komplett stöd för GDPR men vi behöver din hjälp för att göra rätt inställningar för era produkter hos Kundo. Läs guiden nedan och välj om ni önskar standardinställningar eller anpassade inställningar. Maila önskade inställningar till support@kundo.se.

I dagsläget kan ni inte göra inställningarna själva utan vi på Kundo hjälper er tills vidare med detta. Detta då vi vill säkerställa att ingen information tas bort felaktigt.

Detta behöver du göra - 3 enkla steg

  1.  Identifiera vilka av följande produkter från Kundo ni använder: Forum, Chat eller Mail
  2. Bestäm hur länge personuppgifter ska sparas och vad som sedan ska hända med dem enligt guiderna nedan. Ni kan ha samma eller separata inställningar för varje forum, inkorg och chattflöde.
  3. Skicka ett mail till support@kundo.se där du uppger något av följande två alternativ:
    • Att ni önskar standardinställningar för alla Kundoprodukter ni använder. Läs mer om vad som är standardinställning för respektiver produkt nedan.
    • Att ni önskar anpassade inställningar. Ange då vilka inställningar ni önskar för respektive produkt. Hur lång tid ni då vill att personuppgifter sparas innan de gallras, eller om de inte ska gallras alls.

När vi mottagit mailet genomför vi inställningarna och återkopplar till er via e-post. Ni kan självklart ändra era inställningar när ni vill. 

Om ni inte hör av er till oss enligt ovan kommer inga särskilda inställningar göras och därmed kommer inga personuppgifter gallras automatiskt. Ni riskerar då att bryta mot GDPR.

Kundo Forum

  1. Bestäm hur länge personuppgifter ska lagras i forumet. Standardinställningen kommer vara 3 år. Ni kan också välja att uppgifter inte ska gallras automatiskt. 
  2. Bestäm om personuppgifter ska raderas eller anonymiseras.
    I Kundo Forum kommer standardinställningen vara anonymisering. Det innebär att användarens namn försvinner samt att e-post och IP-adress blir oläsbara. Anonymisering är att föredra framför radering eftersom värdefulla  foruminlägg då finns kvar för andra att läsa! Om ni väljer att personuppgifter inte ska gallras automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.
  3. Gör ett tillägg till policytexten i ert forum som förtydligar hur länge ni sparar personuppgifter. Policytexten hittar du under forumets inställningar under "Rubriker & texter". Förslag på tillägg finns här nedan.

Förslag på tillägg till er policytext i forumet: 
Vi rekommenderar att ni någonstans i texten lägger till följande:
"Genom att skriva ett inlägg eller kommentar i forumet godkänner du att <FÖRETAGSNAMN> lagrar dina personuppgifter (namn, e-postadress och IP-adress) i maximalt <ANTAL> år".

Kundo Mail

Bestäm hur länge personuppgifter ska lagras i era inkorgar. Standardinställningen kommer vara 3 år. Därefter tas hela e-postkonversationen bort helt. Ni kan också välja att uppgifter inte ska raderas automatiskt. 

Om ni väljer att personuppgifter inte ska raderas automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.

Kundo Chat

Bestäm hur länge personuppgifter i avslutade konversationer ska lagras. Standardinställningen kommer vara 3 år. Därefter tas hela chattkonversationen bort helt. Ni kan också välja att uppgifter inte ska raderas automatiskt.

Om ni väljer att personuppgifter inte ska raderas automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.

Kundo Knowledge

I Kundo Knowledge hanteras inga slutkunders personuppgifter och du behöver därför inte göra några särskilda inställningar för den produkten.

-------

Är ni osäkra på vad vilken typ av inställningar ni ska välja? Då rekommenderar vi att ni väljer standardinställningar för samtliga produkter för att inte riskera att bryta mot GDPR. Ni kan alltid ändra inställningar vid ett senare tillfälle.

Har du frågor? Kontakta support@kundo.se eller din Success Manager!