Kundo

GDPR: Checklista per produkt

Uppdaterad

För er som blev kunder efter 25 maj 2018 krävs inga ytterligare åtgärder, inställningarna nedan ska ha genomförts i samband med er uppstart. Men läs guiden nedan för att förstå hur personuppgifter hanteras i de enskilda produkterna.

Kundos produkter har komplett stöd för GDPR men vi behöver din hjälp för att göra rätt inställningar för era produkter hos Kundo. 

I dagsläget kan ni inte göra dessa inställningar själva utan vi på Kundo hjälper er tills vidare med detta. Detta då vi vill säkerställa att ingen information tas bort felaktigt.

Detta behöver du göra - 3 enkla steg

  1.  Identifiera vilka av följande produkter från Kundo ni använder: Forum, Chat, Mail eller Social. OBS! Hanteringen i  Social skiljer sig från övriga produkter, se separat rubrik längre ned. 
  2. Bestäm hur länge personuppgifter ska sparas och vad som sedan ska hända med dem enligt guiderna nedan. Ni kan ha samma eller separata inställningar för varje forum, inkorg och chattflöde.
  3. Ni kan välja något av dessa två alternativ:
    • Standardinställningar för alla Kundoprodukter ni använder. Läs mer om vad som är standardinställning för respektiver produkt nedan.
    • Anpassade inställningar. Prata med er Success Manager om vilka inställningar ni önskar för respektive produkt. Hur lång tid ni då vill att personuppgifter sparas innan de gallras, eller om de inte ska gallras alls.

När vi mottagit mailet genomför vi inställningarna och återkopplar till er via e-post. Ni kan självklart ändra era inställningar när ni vill. 

Kundo Forum

  1. Bestäm hur länge personuppgifter ska lagras i forumet. Standardinställningen kommer vara 3 år. Ni kan också välja att uppgifter inte ska gallras automatiskt. 
  2. Bestäm om personuppgifter ska raderas eller anonymiseras.
    I Kundo Forum kommer standardinställningen vara anonymisering. Det innebär att användarens namn försvinner samt att e-post och IP-adress blir oläsbara. Anonymisering är att föredra framför radering eftersom värdefulla  foruminlägg då finns kvar för andra att läsa! Om ni väljer att personuppgifter inte ska gallras automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.
  3. Gör ett tillägg till policytexten i ert forum som förtydligar hur länge ni sparar personuppgifter. Policytexten hittar du under forumets inställningar under "Rubriker & texter". Förslag på tillägg finns här nedan.

Förslag på tillägg till er policytext i forumet: 
Vi rekommenderar att ni någonstans i texten lägger till följande:
"Genom att skriva ett inlägg eller kommentar i forumet godkänner du att <FÖRETAGSNAMN> lagrar dina personuppgifter (namn, e-postadress och IP-adress) i maximalt <ANTAL> år".

Kundo Mail

Bestäm hur länge personuppgifter ska lagras i era inkorgar. Standardinställningen kommer vara 3 år. Därefter tas hela e-postkonversationen bort helt. Ni kan också välja att uppgifter inte ska raderas automatiskt. 

Om ni väljer att personuppgifter inte ska raderas automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.

Kundo Chat

Bestäm hur länge personuppgifter i avslutade konversationer ska lagras. Standardinställningen kommer vara 3 år. Därefter tas hela chattkonversationen bort helt. Ni kan också välja att uppgifter inte ska raderas automatiskt.

Om ni väljer att personuppgifter inte ska raderas automatiskt behöver ni införa en egen rutin för hur gallring ska ske.

Kundo Knowledge

I Kundo Knowledge hanteras inga slutkunders personuppgifter och du behöver därför inte göra några särskilda inställningar för den produkten.

Kundo Social

Kundo Social skiljer sig från våra övriga produkter på så sätt att huvudkällan för informationen inte är Kundo, utan de externa plattformar som data hämtas från (sociala medier som exempelvis Facebook). Kundo speglar informationen på den externa plattformen i så hög utsträckning. Därmed gallrar Kundo inte uppgifter automatiskt eftersom det skulle innebära att uppgifterna också raderas från den externa plattformen. 

Radering i Kundo Social följer dessa principer:

  • Om ni manuellt raderar ett enskilt inlägg i Kundo Social raderas det på den externa plattformen. Ni kan alltså använda Kundo Social för att ta bort information från den externa plattformen.
  • Om ni raderar ett inlägg på den externa plattformen raderas inlägget även i Kundo Social.
  • Om en användare raderar sitt inlägg eller tar bort sitt konto på den externa plattformen tas motsvarande information också bort i Kundo Social.

Som kund behöver ni alltså inte oroa er för att personuppgifter som tagits bort från den externa plattformen finns kvar i Kundo Social, men ni behöver en separat policy och rutin för hur ni hanterar personuppgifter i sociala medier.

-------

Är ni osäkra på vad vilken typ av inställningar ni ska välja? Då rekommenderar vi att ni väljer standardinställningar för samtliga produkter för att inte riskera att bryta mot GDPR. Ni kan alltid ändra inställningar vid ett senare tillfälle.

Har du frågor? Kontakta support@kundo.se eller din Success Manager!